Nutzt ein Arbeitnehmer seinen Personal-Computer (PC) für betriebliche Zwecke, so kann er entstandene Aufwendungen als Werbungskosten bei den Einkünften aus unselbständiger Tätigkeit absetzen. Eine berufliche Nutzung wird im Allgemeinen anerkannt, wenn einige der nachfolgenden Sachverhalte gegeben sind:

• der private PC zum PC am Arbeitsplatz kompatibel ist,

• der Arbeitnehmer privat einen Laptop einsetzt,

• die Arbeitsergebnisse im Betrieb genutzt oder weiterverarbeitet werden,

• berufsspezifische Programme eingesetzt werden oder

• der Arbeitnehmer auch am Arbeitsplatz mit einem PC arbeitet.

Bis 2020 galt: Anschaffungskosten für Hardware (PC, Drucker, Monitor), die unter 800,– € (ohne Mehrwertsteuer; mit Mehrwertsteuer: 952,– €) liegen, gelten als geringwertige Wirtschaftsgüter und können im Jahr ihrer Anschaffung vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden. Liegen die Anschaffungskosten über diesem Betrag, gilt eine dreijährige Nutzungsdauer. Der neu angeschaffte PC kann dann jährlich mit 33,3 % abgeschrieben werden. Ausgaben für die Software sind unabhängig vom Preis sofort abzugsfähig. Die Kosten für die Hard- und Software müssen entsprechend dem beruflichen Nutzungsanteil aufgeteilt werden.

Erwirbt ein Betrieb einen PC und Peripheriegeräte, so gehört die Hardware zum Anlagevermögen. Sie ist zu bilanzieren und jährlich abzuschreiben. Kosten für Software, Schulung und Wartung sind hingegen sofort abzugsfähige Betriebsausgaben.

2021 wurde die Nutzungsdauer von Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung von drei Jahren auf ein Jahr verringert. Der Begriff »Computerhardware« umfasst Computer, Desktop-Computer, Notebook-Computer, Desktop-Thin-Clients, Workstations, Dockingstations, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server), externe Netzteile sowie Peripheriegeräte.

Für Unternehmer gilt: Die Änderung findet erstmals Anwendung in Gewinnermittlungen für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2020 enden. In Gewinnermittlungen nach dem 31. Dezember 2020 können die Grundsätze dieses Schreibens auch auf entsprechende Wirtschaftsgüter angewandt werden, die in früheren Wirtschaftsjahren angeschafft oder hergestellt wurden und bei denen eine andere als die einjährige Nutzungsdauer zugrunde gelegt wurde.

Für Arbeitnehmer und Vermieter gilt: Für den privaten Computer, private Software usw., die zur Einkünfteerzielung verwendet werden, gilt die Änderung ab dem Veranlagungszeitraum 2021.